MỤC TIÊU
Qui định phương pháp kiểm soát việc thiết lập, cập nhật, thay đổi và phân phối đối với toàn bộ các thông tin dạng văn bản đang được áp dụng tại Công ty (mục 4) để đảm bảo tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng.
PHẠM VI
Quy trình này áp dụng tất cả các thông tin dạng văn bản đang được sử dụng tại Công ty.
THAM KHẢO
ĐỊNH NGHĨA
Thông Tin dạng văn bản được kiểm soát bao gồm:
- “Thông tin dạng văn bản được duy trì – Quy trình, Hướng dẫn” và
- “Thông tin dạng văn bản được lưu trữ – Biểu mẫu ”.
4.1 Thông tin dạng văn bản được duy trì
- Thông tin dạng văn bản nội bộ được duy trì thuộc Hệ thống quản lý chất lượng: là những thông tin dạng văn bản được viết từ yêu cầu của Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và bao gồm: Sổ tay hệ thống; Quy trình; Hướng dẫn; Biểu mẫu.
- Thông tin dạng văn bản nội bộ không thuộc Hệ thống quản lý chất lượng (tri thức nội bộ của tổ chức): là những thông tin dạng văn bản như: Qui chế, quyết định, hướng dẫn…được Công ty xây dựng và ban hành trước đây và sau này để thống nhất qui chế hoạt động hoặc phương pháp thực hiện và được nhận biết thông qua sự phê duyệt của giám đốc;
- Thông tin dạng văn bản bên ngoài được duy trì: là những thông tin dạng văn bản do các cơ quan chức năng ban hành nhưng có liên quan đến hoạt động tác nghiệp của Công ty bao gồm: các tiêu chuẩn (Việt nam, ngành, quốc tế), văn bản pháp qui. Khi thay đổi thông tin dạng văn bản được cập nhật cho các cá nhân và đơn vị liên quan
- Thông tin dạng văn bản được duy trì không kiểm soát: là thông tin dạng văn bản không tuân theo quy định ở mục 4.1
4.2 Thông tin dạng văn bản lưu trữ: là những biên bản, báo cáo, các biểu mẫu đã ghi chép. Đây là bằng chứng cho sự phù hợp với các qui định.
NỘI DUNG
Các Quy định chung
- Các thông tin dạng văn bản của Công ty chỉ được lưu trữ trên phần mềm WordPress tại trang web: www.fitlife.com.vn. Khi có sự thay đổi Trợ lý ISO có trách nhiệm cập nhập lại trên trang web và thông báo cho các bộ phận liên quan qua mail.
- Các Trưởng bộ phận có quyền xem nội dung của Thông tin dạng văn bản.
- Ngôn ngữ sử dụng: Tất cả tài liệu được sử dụng bằng tiếng Việt
- Font chữ được định dạng sẵn trên phầm mềm WordPress
- Mã chữ dùng chuẩn Unicode
Thông tin dạng văn bản
Tạo mới/Chỉnh sửa “thông tin dạng văn bản”
BƯỚC 1: Đề xuất các Quy trình, Biểu mẫu cần viết mới hoặc cần chính sửa
Trong quá trình sử dụng nếu thấy cần phải chính sửa thì người đề nghị phải ghi yêu cầu sửa đổi vào phiếu theo biểu mẫu và chuyển cho Giám đốc để theo dõi thực hiện.
BƯỚC 2: Giám đốc xem xét mục đích việc tạo mới/sửa chữa thông tin dạng văn bản, sau đó sẽ quyết định thực hiện hoặc yêu cầu người đề xuất nghiên cứu lại.
BƯỚC 3: Sau khi Giám đốc duyệt, nhân viên chịu trách nhiệm tiến hành viết Quy trình.
BƯỚC 4: Sau khi viết xong, nhân viên có trách nhiệm trình Giám đốc phê duyệt nội dung viết,
BƯỚC 5: Sau khi các nội dung đã thực hiện xong, Trợ lý ISO có trách nhiệm
- Lấy mã văn bản theo quy định và cập nhập trên Website, đồng thời cập nhập vào Danh mục Văn bản HTQLCL
- Thông báo bằng email thông báo tới các bộ phận liên quan. Người nhận thông báo ký vào danh sách phân phối thông tin dạng văn bản. F04-QT750-01
Sửa chữa thông tin dạng văn bản nội bộ
Người yêu cầu
– Lập phiếu “Yêu cầu sửa đổi thông tin dạng văn bản” theo F01-QT750, photo nội dung văn bản cần thay đổi, kèm theo nội dung muốn sửa đổi, gởi cho người quản lý hệ thống
Người quản lý hệ thống
- Đánh số phiếu yêu cầu bắt đầu từ 001/năm
- Trình toàn bộ hồ sơ yêu cầu để lãnh đạo xem xét và phê duyệt.
- Khi được phê duyệt, tiến hành cập nhật:
– Phiên bản sửa đổi của thông tin dạng văn bản tại trang 1
– Mô tả những điểm thay đổi tại trang 1 của thông tin dạng văn bản.
– Danh mục quản lý thông tin dạng văn bản nội bộ F02-QT750 với phiên bản sửa đổi mới
- Chuẩn bị bản sao thông tin dạng văn bản cần thiết để phân phối cho các bộ phận có liên quan.
- Người nhận ký nhận vào danh sách phân phối thông tin dạng văn bản nội bộ theo F04-QT750
Cách Đánh mã tài liệu
(FZZ)-XXYYY-YY
- XX: Tên loại văn bản (QT: Quy trình, QD: Quy định, HD: Hướng dẫn)
- YYY: Mã tham chiếu theo yêu cầu của tài liệu ISO
- YY: Số thứ tự của mã tài liệu từ 01-99
- ZZ: Số thứ tự của biểu mẫu
Ví dụ: Quy trình: QT720-01 và biểu mẫu: F01-QT720-01
Các loại tài liệu không áp dụng cách đánh mã trên:
- Các loại công văn
- Các loại hợp đồng giao dịch
- Các hợp đồng từ bên ngoài đến
Ký hiệu các tài liệu
- ST: Sổ tay
- QT: Quy trình
- QD: Quy định
- HD: Hướng dẫn
- TC: Tiêu chuẩn
- F: Form, Biểu mẫu
- STCL: Sổ tay chất lượng
- CL: Chiến lược
- CSCL: Chính sách chất lượng
Loại tài liệu Quy trình:
Công ty viết Quy trình theo tiêu chuẩn SOP (Standard Operating Procedures), xem Hướng dẫn viết Quy trình chuẩn SOP. Nếu có lưu đồ hướng dẫn, xem Hướng dẫn tạo Lưu đồ.
Loại tài liệu Biểu mẫu:
Phần Header:
- trái: Logo Công ty
- Giữa: Tiêu đề biểu mẫu
- Phải: Ngày ban hành dd/mm/yyyy
Phần Footer
- Trái: Mã hiệu biểu mẫu (Xem Cách đánh mã tài liệu)
- Giữa: Tên Công ty
- Phải: Số trang/Tổng số trang
Thông tin dạng văn bản bên ngoài
Các thông tin dạng văn bản bên ngoài sẽ được lưu tại biểu mẫu F03-QT750-Danh mục Thông tin dạng văn bản bên ngoài (479 downloads)
Phương pháp sắp xếp và quản lý thông tin dạng văn bản lưu trữ.
- Đánh số thứ tự từng thông tin dạng văn bản lưu trữ theo thứ tự của danh mục, vị trí đánh số thứ tự là góc trên bên trái. Tại các khu vực lưu thông tin dạng văn bản lưu trữ chung của cả bộ phận thì tiến hành sắp xếp các cặp file theo số thứ tự đã được đánh.
- Phương pháp sắp xếp các thông tin dạng văn bản lưu trữ trong từng cặp file tuỳ theo tính chất của từng hoạt động, có thể sắp xếp theo chủng loại, bộ, lĩnh vực, thứ tự thời gian.v.v…
- Đối với những cặp đựng thông tin dạng văn bản lưu trữ gồm nhiều loại khác nhau phải có biện pháp phân chia từng loại.
LƯU TRỮ
Trợ lý hệ thống: Các Quy trình, Hướng dẫn, biểu mẫu kèm theo được lưu giữ tại website www.fitlife.com.vn, mục Hệ thống chất lượng. Tùy vào chức năng nhiệm vụ, nhân viên có quyền truy cập để thảo khảo các quy trình làm việc của Công ty.
- Phiếu yêu cầu viết sửa đổi lưu trong 2 năm
- Danh sách phân phối thông tin dạng văn bản được lưu trữ không thời hạn
- Phiếu thông tin dạng văn bản lưu trữ do trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền lưu không thời hạn.
- PHỤ LỤC
- F01-QT750: Yêu cầu sửa đổi thông tin dạng văn bản F01-QT750-01-Yêu cầu sửa đổi thông tin dạng văn bản (456 downloads)
- F02-QT750: Danh mục Thông tin dạng văn bản duy trì F02-QT750-Danh mục Thông tin dạng văn bản duy trì (430 downloads)
- F03-QT750: Danh mục Thông tin dạng văn bản bên ngoài F03-QT750-Danh mục Thông tin dạng văn bản bên ngoài (479 downloads)
- F04-QT750: Danh sách phân phối thông tin dạng văn bản – F04-QT750-Danh sách phân phối thông tin dạng văn bản (447 downloads)
- F05-QT750: Phiếu thông tin dạng văn bản lưu trữ F05-QT750-Phiếu thông tin dạng văn bản lưu trữ (461 downloads)